仙台インターネット推進研究会

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覚えておこうメールマナー

覚えておこうメールマナー

代表理事 北川靖

パソコンでのメールを使っている人は多いが、まだまだメールマナーに沿って書かれていないものもある。しかも、メールを差し出した本人は自分のメールがマナー違反していることに気付いていない。
手紙の書き方や電話対応といったビジネスマナーが存在するのと同様にメールにもマナーがあり、こうしたマナーを身に付けておかないと社会人としてあなたの評価が下がることになりかねないので是非覚えておこう。

また、最近では就職活動にインターネットを使用するのが当たり前になっている。就職活動する学生にとってもメールマナーは重要だ。

メールのスキルは必須

メールのスキルは必須

名刺にメールアドレスを印刷している以上メールマナーに無頓着は許されない。メールは相手に送るものだからマナーに沿って書かなければならない。スキルに自身がなければ名刺からメールアドレスを外すべきだ。

メールを受け取っているのに必要なメールに返事を出さない人もいる。
実は、メールは相手に届かない事故も発生する。差出人は相手がちゃんと読んだのか不安になることもあるし、返事がすぐに欲しい時だってある。メールができる人は、そのメールの重要度や優先度を判断して返事を出すかどうかの判断をしている。「承知しました」だけの返事でも相手へは「メールの内容を理解しましたよ」という意思を伝えることができる。返事がなければ「読んでもらえたのか」「内容は伝わったか」不安になる。

一方、返事を書く場合では調査や依頼などで時間が必要になるケースもあるだろう。そのような場合でも「内容を確認の上、金曜日までに返事します」というメールを送るだけで相手は安心し、「いつ返事が来るか」とヤキモキさせないで済む。さらにこのメールによって仕事の優先順位を相手のペースから自分のペースに変えることができる。本当に忙しい人ほどこうしたメールを駆使している。

メールマナーの常識

メールマナーの常識

メールに使えない文字は覚えておく

メールに使えない文字は覚えておく

メールに使えない文字があることを知らない利用者は多い。一般的に機種依存文字と言われてる文字だ。漢字変換すると普通に表示されるので機種依存文字とは気が付かずに使ってしまう。実は、英語圏で発明されたのコンピューターに無理やり日本語をあてはめた日本独自の仕様だ。これらの文字は同じ機種同士であれば問題なく表示される可能性が高いが、機種が同じでも利用しているメールソフトによっても影響を受ける。さらに細かくいえば、その人が表示に使っているフォントの種類によっても違ってくるのだ。それに加えてメールを経由するサーバーによっても影響を受ける場合も皆無ではない。

機種依存文字が使われている箇所は、互換性がない場合無意味な記号(文字化け)で表示される。最近では、WindowsユーザーとMacユーザー間でメールをやり取りをする場合、このようなトラブルが発生するので経験があるだろう。○に数字の1「@」は今、マックユーザーでは別の文字で表示されているはずだ。

こうした文字化けをただの機種依存文字のせいと安易に考えるのは危険だ。 特に、銀行口座番号や見積金額、電話やファックス番号の前後に使用されていると、それに続く数字が正しく表示されない可能性がある。
見積金額100,000円が1,000円と表示されてしまったら?振込口座番号が他人になっていたら?そう考えると非常に危険であることがわかるはずだ。
メールをやり取りするにはこうした機種依存文字は是非覚えておき、使わないように細心の注意を払うべきだ。

また、時々受信メール全文が文字化けで読めないというケースもある。その原因としては送信者側と受信者側で文字コードの相違が上げられる。このような場合は、メールソフトのメニューにある文字コードの変更で解決することができる。

機種依存文字の例

TO、CC、BCCを使い分ける

TO、CC、BCCを使い分ける

ご存知の通り「TO」は直接の相手、「CC」はメールコピーを周知させたい相手、「BCC」は送信欄に表示させないで送りたい相手のメールアドレスをそれぞれ入力する。

メールを受け取った場合も、自分が行なうべき行動は異なる。自分が「TO」に入っていたらメールの内容に対して返信をしなければならないが、「CC」なら返信は不要だ。「CC」はグループで内容を共有する必要がある場合に使えば便利だ。返信が必要な場合でも確認メールだけでいい。メールの内容必要に応じて「グループ全員へ返信」すると情報の共有が行なえる。「BCC」の場合は、送信相手を隠したい場合に利用される。複数の受信者がお互いに面識がない場合、メールアドレスが知られてしまうと個人情報漏洩になってしまうので気をつけよう。メールアドレスも慎重に取り扱うべきだ。

宛先を入力する場合も注意は必要だ。グループ全員に送信するからといって数十人ものメールアドレスを列挙するのは非常に見苦しい。そのような場合は、BCCをつかってスマートなメールを送信しよう。
ただし、誰に送信したのかわからなくなるので「BCCで送信しています」とメールの冒頭に断りを加えておこう。

署名をうまくつかう

署名をうまくつかう

メールソフトには、あらかじめ設定した署名をメール本文の最後に自動挿入する機能がある。署名には氏名、住所、電話やファックス番号、メールアドレス、ウェブサイトのURLといった情報を登録しておけばいちいち入力する手間を省略することができる。
さらに、署名を複数設定し切り替える機能を利用すると相手やメールの内容に応じて使い分けが可能だ。

一方、署名がダラダラと長いと逆効果だ。あくまでも「署名」であり毎回必要のない文章が送られてくるのは迷惑であることを肝に銘じておこう。5行程度ならスマートな印象を伝えることができる。

すぐに使えるテクニック

すぐに使えるテクニック

宛名と差出人は正しく書く

宛名と差出人は正しく書く

メールソフトで宛先をアドレス帳から転記する場合、英数字のメールアドレスの他に登録名が表示される。アドレス帳は自分だけのものだが登録時に相手の名前を間違って登録してしまったり、呼び名やニックネームで登録していると本人に知れることになり大変に失礼になる。アドレス帳への登録は正しく書いておくのがマナーだ。

また、登録の際「様」を付けるという意見もあるがそこまで気を配る必要はない。あくまでも名簿機能と考えれば合理的な使い方で問題はない。それよりも誰に宛てたかを明確にするほうが重要だ。

差出人欄に表示される「FROM」欄についても同様に自分の個人名を正確に登録しておく。メールアドレスだけでは誰かわからないし、ニックネームでは失礼にあたる。

「CC」や「BCC」を使った場合は、本文の先頭で受信者とそれ以外の人を明記にしておくことがメールマナーである。そうすることで誰に送ったメールでどのようなリアクションを求めているのかが伝えることができる。

全文引用は避ける

全文引用は避ける

メールの返信時に元のメール本文を「引用」できるのはメールの特徴のひとつだ。この機能が便利なところは、メールでのやり取りにタイムラグが生じ長い時間をかけながら意思の疎通を行なわなければならないような場合でも、引用があればいつでも脈略が把握できる点にある。引用がなければいちいち過去のメールを読み返さなければならなくなりいたって効率が悪い。

その際、以前のメールではどのような点を伝えたのか。また、それに対する相手の考えがどうだったのか。相手のメールのどの部分に対して自分の意見を伝えなければという工夫がなければ勘違いや誤解を招くことになる。
したがって、メール本文の引用を使用することで論点がわかりやすくなるのだ。
ただしその場合、内容にまったく関係のない文章まで引用されると締りのない冗長なメールとなり違和感を覚える人も多い。

つまり、メールでのやり取りの経緯が明確にわかる部分を除いて削除したほうが読む側も辛くない。この手間を惜しんで全文引用するなどはマナー違反だ。

1通のメールにひとつの要件

1通のメールにひとつの要件

1通のメールに複数の異なる要件を書いてはいけない。送信者は一度の送信でことが足り、受信者にとっても1通のメールで多くの内容が伝わると考えがちであるが、このような使い方は間違っている。

複数の要件が書かれたメールを受け取ると、メールの中にあるひとつの要件に気持ちが集中していまい他の内容を見落としてしまいがちになる。また、スクロールしなければわからない内容は気が付かずにそのまま放置されてしまう。

また、メールソフトの設定で関連するメール同士を時系列でまとめるスレッド表示している場合が多い。関連する議題の中に突如他の議題が混じると後日管理が大変で見つけにくくなるのだ。

適度な文章量を心がける

適度な文章量を心がける

意思の疎通がすべて文字を通して行なわれるため、あまり多くの文章があると気が滅入る。また、パソコンで見る文字は行間や文字の間隔が詰まっていることが多く、長時間見ていると目が疲れる。

メールの本文は1行あたり半角で70〜74文字程度で改行されるのが良いとされる。これは、本文が引用された場合折り返し位置が悪くなり引用された文章かどうか判断が付きにくくなるという理由からだ。

さらに、本文の先頭から最後の1行までびっしり詰まった文章は読みにくい。適度に改行を入れたり、段落の前後に1行間を空けることで格段に読みやすくなる。

理解しやすいメールというのは文章で説明するより、箇条書きで要点を絞って列記していることも見習おう。

キストメールが基本。相手は健常者とは限らない

テキストメールが基本。相手は健常者とは限らない

最近になって、HTMLメールが使われることが多い。HTML化することで文字だけではなく画像や動画をレイアウトしたり、色を豊富に使用することができるので、一見したところ情報量が豊富と考えがちだ。
しかし、HTMLメールを利用できる環境には制限があり、すべての受信者がHTMLメールを受け取れるとは限りらない。パソコン以外に携帯電話やPDAと呼ばれる移動端末がある。

さらに、画像が送られたり、文字の色に意味を持たせたとしても目が不自由な人はその内容を知るすべはない。テキストメールであれば音声読み上げソフトで理解できるのだ。あなたのメールを読む相手は健常者だけではないことを知っておくべきである。
したがって、すべてのユーザーにメールを届けるにはテキストメールが基本だ。HTMLメールは相手の承認を得てから送るようにする。

どうしても、強調したい文字や文章がある場合は、記号や罫線などをうまく使って表現しよう。また、引用すると文字の色が違う色で表示される機能を利用して強調することもできる。ただし、多用するとかえって逆効果だ。
引用ばかりだと、色付きの文字が目立ってしまうということになる。

確実にメールを読んでもらう

確実にメールを読んでもらう

月曜日の朝は土日に溜まったメールの処理で誰でも忙しいだろう。多くのメールを処理しなければならないプレッシャーから重要なメールに集中してしまいそれ以外のメールは忘れられることが多い。そんな日に目立たない内容のメールを送っても効果はないだろう。
重要なメールほど休み明けを避けて送信したほうが無難だ。

簡単でもいいから返事を送る

簡単でもいいから返事を送る

コミュニケーションを円滑に行なうには意思の疎通は早めにしたほうがいい。メールでのやり取りはどうしてもタイムラグが生じてしまうので、相手の事情を察することがマナーになる。何かしら返事が必要なメールに対しいつ返事が届くのかヤキモキさせてしまうより「詳細はあとで」と書いてさえおけば相手は安心する。24時間後に返事が届いたとしても不快に思われることはないし、メールの催促を受け取らずに済む。

腹が立ったら時間をおく

腹が立ったら時間をおく

すぐに返事を送らないほうが良いメールもある。
文字だけのコミュニケーションだと、声の抑揚が伝わらないし冗談も伝わりにくい。そうしたメールに「無神経」と腹が立つこともあるが、頭に血が登ったときに書くメールは間違いなく言葉遣いが乱暴になっている場合が多い。そのままの内容で返信してしまい、ただの誤解からこれまでの信頼に亀裂を生じることになれば取り返しが付かない。

そのような場合は、すぐには返事を書かず一旦冷静になる時間を作ることが必要だ。一日くらい時間をあけて、頭を冷やしもう一度そのメールを読み返してみると以外に相手の気持ちや事情を察することができる。
そうすると、怒りにまかせたメールを書くことをためらうことができるはずだ。理性を取り戻すには「間」を持つことが必要だ。

メールの書き方

メールの書き方

相手は自分とはちがう

相手は自分とはちがう

メールを実際に書いたり読んだりするのは人間である。しかし、実際の相手は目の前にはおらずネットでつながれたパソコンの向こうにいることになる。それゆえ、メールを書く作業は相手を感じず自分ひとりの作業となってしまうが、書いている時は相手のことを思いながら書くことがポイントとなる。
それゆえ、あまりストレートで無愛想なメールは誤解を受けやすい。テキストでの表現には一層の注意を払うべきだ。

また会ったこともない相手だと、相手も自分と同年代か同性と思ってしまいがちだ。年齢も性別も違えば、同じ言葉遣いでも受け止め方はそれぞれ千差万別だ。くれぐれも自己中心的な言動は慎もう。

ポジティブメールを心がけよう

ポジティブメールを心がけよう

メールの書き方のポイントは、できるだけポジティブな言い回しをすることだ。ビジネスマナーだって「いつもお世話様です」という挨拶からはじまるだろう。対面したとたんにいきなり要件から切り出すことは相手に不快な思いをさせるだけでなく、自分の社会常識の無さを露呈してしまうことになり恥ずかしい。

メールの場合もはじめに相手への日頃の感謝の気持ちを伝えることからはじめる。また、相手から頂いたメールに対して自分からお願いや要望を伝えるときはも、まず相手への感謝の念を書くことを心がけるとよい。その後で要件を伝えるようにすると読む側も気分がよい。

メールは前向きな言葉を添えることで円滑なコミュニケーションができることを意識することが大切だ。できるだけ、相手を乗せて能動的になってもらえるように書くのがメールの達人だ。

件名をうまく活用しよう

件名をうまく活用しよう

最近特に目立って多いのがスパムメールだ。朝メールをダウンロードすると夕べのうちに受信したスパムメールが数百通になっていることも少なくないだろう。現在そんなに多く受信していないからといって安心はできない。同じメールアドレスを使い続けている限りスパムメールは増え続ける。

こうして受信した正常なメールとスパムメールの区別で一番手っ取り早いのが件名を確認することだ。怪しいメールは件名を見ればすぐに判断がつくし、本文を開いて見る手間を省くことができる。

つまり、あなたの正常なメールをこうしたスパムメールと判断されないように件名はきちんと書くべきである。受信者側にとっても件名を見るだけで内容についてある程度判断できるよう書かれていればありがたいはずだ。
つまり、件名と本文は「対」の関係になっていなければならない。

件名をうまく書くには、新聞や雑誌などの見出しの付け方を参考にすることだ。見出しからどんな内容が書かれているかを連想させて興味をそそらせる工夫が仕掛けてある。
具体的には「会議のお知らせ」などの抽象的な表現ではなく「4月1日の運営会議のお知らせ」とすべきことがわかる。
また、返信を繰り返しているうちに件名と内容がずれてくることがある。このような場合には面倒がらずに新しい件名を付け直すとよい。

具体的な件名の付け方については下記を参考にしてほしい。

× 運営会議のお知らせ
○ 4月1日運営会議のお知らせ

× ご返事をお願いします
○ 【重要】メールアカウント選定について確認事項

メール転送の取り扱い

メール転送の取り扱い

グループでメールをやり取りしている場合、他から入手したニュースや情報提供者からのメールを転送する場合には注意が必要だ。
メールマガジンなど、企業や団体が発行しているメールは著作権法で保護されるので第三者へ転送することは禁じられている。また、知り合いからの情報提供も情報源がメディアだったりするのでむやみな転送は控えよう。また、プライベートなメールを他人へ公開してしまって後でトラブルになる危険もある。自分宛に届いたメールは個人的に読まれることを前提にしたものであり、不用意に転送しないほうがよい。

一方、グループ内の情報共有化という目的で転送することが望ましい場合もある。進捗報告や予定などを転送したり、セミナーの案内など公共性があるメールをグループ全員へ転送するなどはメールの特徴をいかした利用方法だ。

プライベートでやりとりしたメールは私信だから勝手に他人に見せてはならないことは常識的に判断できるはず。メールの機能だけを考えるのではなく一般常識をわきまえることを肝に銘じておこう。

顔文字でごまかさない

顔文字でごまかさない

繰り返すが、メールでのコミュニケーションはテキストだけなので、感情が伝わりにくい。そこで工夫された文化として「顔文字(スマイリー)」がある。記号や文字で自分の伝えたい感情を表現したい場合に使われることが多い。顔文字文化が登場する前から文章の途中や最後に「(笑)」などと記述をすることがあるが、使い方はこれとまったく一緒だ。雰囲気が伝わればいらぬ誤解を生じなくて済むので、使い方によっては円滑なコミュニケーションが可能になる。

しかし、顔文字によるコミュニケーションは万能ではない。挑発的な言葉を書いておきながら(^^;)と冷や汗を表現すればいつも許されるわけではない。
また、相手の事情を一切無視して「よろしくお願いしますm(__)m」と結んでしまうと「押し付けがましい」ととらえられてしまう。
顔文字を使いたくなったら本文の書き方を良く吟味するのがマナーだ。

一方、顔文字の特徴は感情表現であるから使い方によっては大変にありがたい存在だ。メッセージの雰囲気を和らげ、自分の個性を伝えることができる。だが、この気楽さは個人的な相手や気心が知れたグループ内だけに通じるもので不特定の相手やビジネスメールには馴染みにくく「ふざけている」と逆効果になってしまう。感情の受け止め方は相手の個性しだいだから一方的に感情を押し付けられても不愉快きまわりないことを覚えておこう。

特にメールに慣れていないうちは顔文字は使わないほうが無難だ。これまでメールでのトラブルをいくつか経験して、その対処法に慣れた達人が使って初めて威力を発する。

結論を先に書く

結論を先に書く

文章の書き方にも気を配らなければならない。人は長い時間意識を集中できないから文章が長くては情報の整理ができないのだ。どこに重要なキーワードや結論が含まれているか常に意識を集中していなければならず疲れてしまう。

メールの場合は、とにかく結論から先に書くことが肝心だ。そうすることでその結論に到った過程を整理しやすくなる。また、メール導入部分で結論が書かれているとメールソフトのプレビュー画面で簡単に確認をすることができる。重要なものとそうでないものをプレビュー画面で確認しながら操作するときは非常にありがたい。
携帯でメールを読む場合でもスクロールせずに結論が読めるし、文字制限で途中でメールが切れても確実に要件を伝えることができる。

説明でもただ詳しく書けばいいというものではない。実は、文章が長いというのは送信者が要点をまとめられないということに起因する。身振り手振りや図などを使って説明できないからついつい詳しく書いてしまいがちになるが、言葉を選べば文字だけでも内容を的確に伝えることができる。それには、箇条書きを念頭において書く癖を身につけよう。箇条書きに書き換えるだけですっきり要点を絞って列挙できるはずだ。

また、句読点が無い文章や、適度に改行が無い文章は非常に読みにくい。段落の前後には空行を入れると格段に読みやすくなる。一般的に読みやすい段落は、800字前後と言われているので覚えておこう。

無礼も丁寧もほどほどに

無礼も丁寧もほどほどに

メールのメリットは、送信してしまえば地球の裏側だってすぐに相手に届けられることにある。チャットほどではないが、ほぼリアルタイムに会話ができるといってもいいだろう。しかも相手の事情は一切考慮しなくてもかまわない。これが電話となると「今、会話できるか」なんていう相手の事情を考慮しなければならないし、自分が電話を受けるときも他の仕事を一旦中断しなければならないというデメリットがある。

メールのスピード感を考えると、すぐに本題だけを簡潔に書くのがベストと書いたが、挨拶ぐらいははじめに入れよう。いきなり結論から入ると違和感を感じるものだ。メールは電話取次ぎのメモではない。送信者と受信者とのインタラクティブ性をもった手段であるから一方的な連絡だけではコミュニケーションに欠けてしまう。

相手が知り合いとしても「人」であるから「下記の点についてよろしく」と一方的な書き方だと一瞬むっとする。「お忙しいとこと申し訳ありませんが」と添えられていると「しょうがない」という気持ちになるはずだ。
ましてや、取引先やお客さんに対して「〜についてよろしく」と書くと無礼となるのは当然だろう。

一方、過剰に丁寧なメールもおすすめしない。結論に達する時間が長く感じられ要件が伝わりにくくなる。

メールの場合も、適度な挨拶や御礼から述べるのが一般的だ。こまかな表現やニュアンスまで文字で伝えようとしなくてもよい。忙しい相手にもすぐ届くというメールのスピード感も大切だが、メールを読む相手は人である以上、どうしたらお互いに気持ちの良いメールのやり取りができるかを念頭において書くことが大切である。

自動返信や転送の利用は最新の注意を

自動返信や転送の利用は最新の注意を

仕事や休暇で長期間メールを確認できなくなることもあるだろう。そのような場合に、メールが届いたら差出人へ登録しておいたメッセージを自動的に送信できるサービスがある。このサービスは、メールの送信者に不在で返事が遅れることを確実に伝える手段としては大変便利で使いたくなるのもわかる。折角メールを送っていただいたのに申し訳ないという気持ちから利用したくなるだろう。
しかし、むやみに使うと多くの迷惑がかかることを知っておくべきである。

メーリングリストへの参加やメールマガジンを取り寄せている場合など、メールがサーバーに届くたびに返信メールが自動的に送信されてしまう。メーリングリストでメッセージが頻繁にポストされる場合など、いちいちあなたの自動送信メッセージがメーリングリスト上に流れることになるのだ。つまり、メーリングリストの他のメンバーにとっては迷惑きまわりない。過去には、メーリングリストに流れた不在の自動転送が再び自分にも届いて、それに対してまた不在メールを送信してしまうというメールの「無限ループ」現象を引き起こす事故もあった。そうなってしまうと、メーリングリストのメンバー全員に多大な迷惑をかけることになる。また、サーバーの管理者の手を煩わせる結果となるのだ。

あなたは、その期間中不在になることは前もって予定にあるのだから、その予定に入る直前にメールで案内すればよいだけのことだ。便利な機能があるのだから使ってみたいという気持ちはわかるが、それによって多くの人に迷惑がかかることを想像してから利用して欲しい。

本来、自動転送機能は「一期一会」の場合に使う機能である。誰からメールが届くかわからないが、その人に一度だけメール送信が必要なケースなどである。例えば、ウェブサイトからの問い合わせに対する返信で「確実に届きましたよ」ということを伝えたい場合がそれにあたる。

ローカルルールは通用しない

ローカルルールは通用しない

同じグループのメンバー間同士や社内メールなど、メールのやり取りにいつのまにか独自のルールができてしまうことがある。 会社では必ず上司にも「CC」あるいは「BCC」で送るなど独自のメールを定めていることもある。また業務を効率的に行なうため、本文の書き方についてもルールがある場合も。例えば、返信時に相手の内容を全文引用することで勘違いを無くすというルールだ。

だが、そのようなローカルルールはグループ内だけ、あるいは社内だけの効率性を考えた結果であって、決して一般的な常識にはあてはまらない。上記の「毎回全文引用」は社会の非常識ということを覚えておこう。これ以外にもローカルルールがあると感じたら一度第三者の立場になって確認しておこう。
常にローカルルールと社会の常識を意識できれば、いずれ無意識のうちにメールの使い分けができるスキルが身についているはずである。

添付ファイルの取り扱い

添付ファイルの取り扱い

画像ファイルをメールの添付として送るケースは誰でも経験しているはずだ。その際、注意することはファイルのサイズである。最近のデジカメは1G(ギガ)ピクセルの高性能も登場し、ひとつのファイルで数十メガもの容量を要することもざらである。こうした大きなファイルをそのままのサイズで送りつけられると、ダウンロードが完了するまでかなりの時間を要する。

インターネット回線はブロードバンド化され高速で利用できるようになってはいるが、一方では従来のナローバンドの利用者もいることも覚えておこう。事前に予告無しにいきなり数十メガのファイルを送りつけられるとダウンロードまでかなりの時間をとられてしまう。途中何らかの障害でダウンロードできなくなる可能も十分にある。外出時にはノートPCとPHSでメールを受信している人もいる(筆者もその一人だ)。
さらに、相手のメールボックスの容量が少ないため送信(受信)できなくなる可能性もあるのだ。添付ファイルを送信する前には必ず確認するマナーを心掛けよう。

さらに、ワードやエクセルなどのアプリケーションソフトのデータファイルを送る場合でも、相手がそのソフトを使っているかどうか確認すべきだ。たとえソフトを持っていたとしてもバーションの違いで添付ファイルを開けない可能性もある。現に筆者はマイクロソフト社のOFFICE 2007で保存されたエクセルファイルをOFFICE 2000で開くことができないというトラブルを体験している。この場合、マイクロソフト社のサイトからOFFICE 2000用のプラグインソフトをダウンロードして解決したが、このような対応方法はよっぽど詳しくないと気が付かない。
したがって、どうしてもファイルを送る場合は相手の了解を得てから送るとトラブルが防げる。

次に、ファイルを圧縮して送信するケースもある。その場合も相手が圧縮ファイルを解凍できる補償はない。圧縮方法にもいくつかの種類があり、さらにWindowsやMac、UNIX、LinuxなどOSの違いによっても利用できない場合も発生する。

どうしてもファイルサイズ大きくなってしまう場合や、フォルダごとデータを送りたい場合などは、メールを利用せずにFTPでサーバーにアップロードしておき、それを相手にダウンロードしてもらうとよい。最近はファイルのアップロード、ダウンロードを無料で利用できるサービスもあるので利用する価値があるだろう。

ウィルスをばらまかない

ウィルスをばらまかない

メールを始めている人ならすでにスパムメールは届いているだろう。ビギナーの人ならスパムとは無縁かもしれないが、絶対に安心ではない。自分はMacユーザーだからという言い訳もできない。

そもそもスパムメールはどこから送られてくるのか知っているだろうか。
それは、スパムメールを作るウィルスに感染したパソコンから送りつけられる。では、そのパソコンはどうやって感染したのか?その原因も同じくスパムメールだ。そいつに送りつけたその先のパソコンもスパムメールによってウィルスに感染したのだ。
こうして、ウィルスはスパムメールによってねずみ算式にどんどん増殖することになる。

スパムメール以外はワードやエクセルのファイルに寄生するウィルスもある。取引先から送られたファイルを開くと同時に自分のパソコンがウィルスに感染してしまうというわけだ。しかも、感染したかどうかなんて人間にはわからない。こうしてひそかに住み着いたウィルスはある日突然ハードディス内のすべてのファイルを削除してしまう=発病。
ウィルスによってはIDとパスワード、銀行のインターネットバンキングへのログイン情報までもせっせとウィルス作者へ送信するものもある。

インターネットが普及する前はフロッピーを媒体するしか感染経路はなかったのだが、今はメール、ウェブサイト、CD-ROM、USBメモリなどあらゆる媒体が存在する。中でもメールで感染する確率がもっとも高いのだ。そして、自分から第三者へウィルスをばら撒いていしまう原因もやはりメールが最も多い。

ウィルス対策はインターネットユーザーとして常識だ。最近購入したパソコンなら初めからウィルス駆除ソフトがインストールされていることがある。しかし、どうだろう。1年経過後に表示される継続利用のライセンス料金を払わずに済ませてはいないだろうか?ウィルスパターンファイルが更新されておらず数ヶ月も前の古い状態で放置していないか?過去にウィルスに感染しなかった、あるいは、発病しなかったから今後もその可能性は低いとタカをくくってはいないだろうか?
また、プロバイダ側でサーバーがメールに寄生したウィルスをチェックしてくれるサービスがあるので安心と思ってしまうのは考え物だ。、先に述べたように感染経路は実に多彩だ。プロバイダにすべて頼るのは非常識極まりない。

新しいウィルスは毎日生まれるといわれている。いずれそれらのウィルスを駆除できなくなり感染発病してしまうのは時間の問題だ。
その間、何も対策を講じなければ自分がウィルスをばら撒く犯人となってしまうことを肝に銘じておこう。

メールを利用しているならばウィルスソフトで常に最新のウィルスパターンを更新しておく。ライセンスをケチらない。ウィルス対策ソフトの種類もインターネットから無料でダウンロードできるものから数万円のソフトまで種類は豊富にあるので、雑誌などを参考に自分にあったソフトを選択するといい。無料のソフトはあまりお勧めはできないが。

メールだけで済ませるな

メールだけで済ませるな

情報共有や業務連絡などでメールは一番威力を発揮する。電話と違ってお互いのメールのやり取りが時系列で記録されるし、お互い仕事の邪魔をする事無く要件を確実に伝えられる。CCやBCCで情報共有も非常に簡単だ。

一方で、面識のない人や信頼関係をまだ築いていない相手にはテキストだけでうまく感情は伝わらない。声の抑揚や顔の表情が伝えられないという理由ばかりではなく、受け手側の相手を察するの気持ちというものが生まれないからだ。
まったく会ったことのない人と、会って話しをしたことがある場合とではメールの送信者も受信者も感情は違うものだ。それは「あの人はこんな人だ」という刷り込みがすでに頭の中にあるからにほかならない。この相手のわずかな情報でもまったく無いよりは数倍もよい。その後、何度かのメール交換でいずれ信頼関係が確立されるようになる。

このように、メーリングリストなどグループ内の人とでも直接会ってしまえば、その後コメントが書きやすくなり、お互いに刺激しあってメーリングリストが活気付く。つまり、時には顔合わせも必要なのだ。

しかしながら、メールで伝えられるのは文字でしかないもの事実だ。いくら相手を知っているからといって、メールだけに頼ると「そんなつもりではないのに」とお互い感情的になってしまうケースがよくある。一度不機嫌になった人間の心理は、なかなか修正するのは難しい。メールで生まれた誤解をメールで済まそうとすると、それがかえって仇となってしまい、ますますこじれてしまうケースもよく聞く話だ。当事者同士がカッカと血圧が上ってバトルを繰り返すが、それを傍観しているほかのメンバーはあきれているというわけである。

しかし、メールでは辛らつな言葉を書いていても実際に会ったり電話で話してみると「こちらこそ」と拍子抜けするほどあっさりしていたりするものだ。これは「わざわざ会いに来てくれた」「わざわざ電話をくれた」という感情が沸いてくるから、これ以上のトラブルはお互いに起こしたくないと思うからに違いない。

メール上でトラブルが発生したら、会わずに済まそうとはせず、できる限りメール以外の手段でお互いにコンタクトを取ることをお勧めする。

社内メールの場合もメールの必要があるか時と場合によって使い分けよう。隣人との確認事項にわざわざメールを書く必要があるだろうか?メールで30分も掛かる内容でもひと言声を掛ければ3分で済んでしまうこともある。
人がいるのに、シンと静まり返っている社内は不気味だ。話し声が盛んに聴こえたほうが活気も付くというものだ。

気持ちの良いメールはまねてみる

気持ちの良いメールはまねてみる

メールの経験が長くなると「この人のメールは読んでいて気持ちがいい」と感じることが時々ある。文章で感情を伝えるには、言葉の選び方や使い方によって数え切れないほどの組み合わせがあるだろう。読んでいてなぜ気持ちがいいのか?

きっとそのメールにはこれまで蓄積したノウハウが凝縮しているからに違いない。経験や体験から得たスキルなら間違いは少ないだろう。
あなたがこれまでに大きなトラブルが無かったりしても、それらの経験を積むまで何も勉強にならないということはないのだ。自分が気持ちの良いと思うメールがあれば、その書き方や言い回し、言葉選びをまねてみてはどうだろう。
初めのうちは自分の癖が出てしまうが、意識することで身に付くだろう。

水泳は教科書で学べないのとまったく一緒だ。プールで泳がないことにはいつまでたっても泳ぐことはできない。初めは先生のフォームを真似てみることから始める。

メールマナーも、うまい人のメールマナーをまねてみることが上達の近道だ。いずれきっとあなたもメール達人になるに違いない。

参考文献:2000年12月号 Internet Magazine

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